Jak evidovat nepřítomnost v Jira?

Jira ve všech svých verzích umožňuje spravovat nejen pracovní procesy, ale také zaznamenávat nepřítomnost vás i vašich kolegů. Nemusíte evidovat pouze dovolené, ale i home office, návštěvy lékaře, neplacené volno, nemoci apod. 

Princip je obdobný jako u vytváření jiných issues. Založte si samostatný projekt určený pro interní záležitosti, abyste mohli jednoduše konfigurovat oprávnění. Pomocí jednoduché konfigurace a nastavení automatizací se dostanete do stavu, kdy vašemu uživateli můžete prezentovat např. tento stručný postup. Ve vytvořeném projektu zvolte možnost “create” a v novém issue vyberte “type” (např. absence), vyplňte “summary” (např. dovolená), vyberte “account” (např. název projektu – dovolená) a nastavte “Start date” a “Due date”. Pokud na due date zapomenete, systém vás automaticky upozorní. Automaticky se přiřadí také “assignee”, který případně schválí, zda volno dostanete, nebo ne. 

Automatizace se postará o to, že když vyplníte pouze “Due date” a “Start date” už ne, systém bude předpokládat, že chcete volno pouze na jeden den, a to toho data, které jste vybrali jako “Due date”. Můžete si také nastavit automatické formátování summary, aby reporty nepřítomností vypadaly vždy stejně hezky. 

Vytvořená issues (vlastní i vašich kolegů) si pak můžete zobrazit jako kalendář nebo board (Jira Work Management) nebo jako kanban board (Jira Software). Pokud bychom se na projekt podívali pohledem toho, kdo má oprávnění dovolené potvrzovat a odmítat, viděli bychom v tabuli (“board”) např. 5 sekcí – open, approved, in progress, closed, rejected. U issue, kde jste přiřazeni jako assignee, můžete po otevření kliknout na tlačítko “open” a změnit stav na “approved” nebo “rejected”, případně issue pouze přetáhněte do příslušného sloupečku.  

Proces můžete zefektivnit dalšími automatizacemi, nebo nastavit různé filtry pro zobrazování a reporty, to už je na vás, jak moc si pohrajete s nastavením. Odměnou vám bude projekt, kam si budou moc sami uživatelé vkládat nepřítomnosti a dovolené, a to i z mobilu v čekárně u lékaře. 

Další užitečné tipy najdete ve videu :) 

https://www.youtube.com/watch?v=-yhNO80uBbI